Cara Membuat Data Pilihan Pada Ms Excel

Dalam suatu blanko isian, terkadang kita menginginkan data yang diinput dalam suatu sel sesuai dengan suatu daftar/list tertentu. Terutama jika isiannya nanti digunakan sebagai untuk membaca tabel lainnya, ataupun agar data yang diisikan seragam. Misalkan untuk pengisian jenis kelamin, orang bisa saja mengisi laki-laki atau pria atau L saja. Jika tidak diberikan pilihan , maka data yang kita terima akan sangat beragam.

Contoh lain misalkan jika kolom isian untuk pertanyaan tingkat pendidikan sangat banyak kemingkinan pengisiannya, antara lain bisa diisi SMA, atau SLTA, atau Sarjana, atau S1 dan sebagainya.

Untuk memperoleh jawaban yang seragam kita bisa menyiapkan daftar/list, dimana jika responden mengisi data tidak sama dengan lift tersebut maka akan ditolak. Dalam pengaturannya juga kita bisa memberikan peringatan kepada responden jika data isian mereka salah.

Untuk memudahkan cobalah membuat suatu form sederhana berikut ini :

Dari daftar isian di atas, yang akan diberikan pilihan jawaban adalah untuk pertanyaan Jenis Kelamin dan Pendidikan. 

Pilihan jawaban untuk Jenis kelamin adalah Laki-Laki dan Perempuan, sedangkan pilihan jawaban untuk Pendidikan adalah SD,SMP,SMA,SMK,S1 dan S2.

Untuk kedua jenis pertanyaan tersebut, jika responden mengisi yang berbeda, misalkan jawaban jenis kelamin diisi Pria, maka secara otomatis akan ditolak.

Baiklah kita mulai langkah-langkahnya :

1. Setelah selesai membuat tabel seperti contoh di atas , letakkan kursor pada sel B5, kemudian klik menu kemudian klik Toolbar Data Validation, akan tampil jendelanya.
2. Klik Setting, kemudian pada kolom Allow pilih List.
3. Letakkan kursor pada kolom Source, kemudian blok range E3:E4 ( daftar Laki-Laki dan Perempuan), pada kolom source nanti range secara otomatis akan menjadi absolut (diawali dengan tanda dollar/$).
4. Klik Input Message, pastikan kotak Show input message when cell is selected tercentang. Pada kolom Input message isikan teks "pilih sesuai daftar list dengan klik tanda pilihan". Pesan ini akan tampil saat kursor diarahkan pada sel B5
5. Klik Error Alert, Style pilih STOP, kolom Error message isikan teks "Maaf Salah, data yang anda isikan tidak sesuaidengan daftar, silakan ulangi". Pesan ini akan tampil jika sel B5 diisi selain Laki-Laki atau Perempuan.

Nah untuk sel B6 silakan anda coba sendiri, demikian juga pesan untuk Input message dan Error message anda bisa kreasikan sendiri.

Demikian penjelasan singkat mengenai cara memberikan daftar pilihan untuk pengisian suatu sel formulir pertanyaan. Jika ada yang kurang jelas, silakan komen ya, semoga bisa membantu.