Membuat Nomor Urut Tampil Otomatis Ketika Data Diisi

Dalam membuat suatu tabel pada Microsoft Excel atau aplikasi spreedsheet lainnya, maka seringkali pada bagian kiri selalu ada kolom Nomor Urut. Secara garis besar penomoran ada dua kelompok yaitu :

1. Nomor urut berisi pada semua baris secara berurutan, artinya semua baris dari nomor urut 1 sampai dengan nomor urut terakhir terisi tanpa ada baris kosong. Misalkan nomor urut 1 pada baris A3, nomor 2 pada A3 demikian seterusnya sampai nomor urut 15 pada sel A17
2. Nomor urut diselingi dengan baris kosong, artinya adakalanya nomor urut berikutnya tidak persis berada di bawah baris nomor sebelumnya. Misalkan Nomor urut 1 pada sel A3, Nomor 2 pada sel A4 sedangkan nomor urut 3 pada sel A7. Hal ini biasanya terjadi jika nomor urut disesuaikan dengan jumlah data yang tersisi pada kolom lain dalam baris yang sama. Untuk keperluan ini biasanya nomor urut mengunakan formula fungsi tertentu.

Nomor urut berisi pada semua baris secara berurutan

Untuk penomoran jenis ini ada 3 cara yaitu :

1. Penomoran Secara manual

Biasanya digunakan jika jumlah data sedikit, sehingga cukup mengisi nomor urut secara manual

2. Penomoran Dengan Auto Fill

• Cara ini digunakan biasanya jika nomor urut maksimal sampai 2 atau tiga halaman tampilan layar atau kurang lebih sampai 100 nomor.
• Caranya ketik angka 1 dan angka 2 pada kolom nomor dari teratas dan sel di bawahnya, kemudian blok kedua sel nomor tersebut. Selanjutnya tepatkan pointer pada pojok kanan bawah sel nomor 2 sampai muncul tanda plus (+) klik dan drag (klik dengan mouse dan tarik tanpa dilepaskan) hingga muncul secara otomatis nomornya, lepaskan drag jika nomor sampai dengan yang diinginkan.
• Cara ini juga bisa digunakan jika akan memberikan nomor berseling dengan nilai tertentu. Misalkan nomor dengan jarak 2 angka, seperti 1,3,5,7 dan seterusnya. Caranya sama yaitu pada baris paling atas isi angka 1 dan baris berikutnya isi angka 3. Jika kedua angka ini di-drag ke bawah maka yang tampil adalah nomor dengan jarak 2 angka.

3. Penomoran Dengan Menu Fill

• Cara ini digunakan jika nomor urut yang akan dibuat jumlahnya lebih dari 100 secara berurutan.
• Ketik angka 1 pada sel nomor teratas
• Letakkan kursos pada sel angka 1 tersebut, kemudian pada Menu Home, klik toolbar Fill ( di bawah toolbar AutoSum)
• Akan tampil jendela Series, jika nomor akan berurutan ke bawah, klik Series In Columns, tetapi jika nomor akan berurutan kesamping, klik Rows.
  Pada kolom Stop value isikan nomor terakhir, misalkan 350
  Selanjutnya klik OK, maka akan tampil nomor secara berurutan hingga 350.

Nomor urut diselingi dengan baris kosong

 Untuk keperluan ini harus menggunakan formula yang digabungkan dengan  fungsi IF. Ada 2 cara formula yang digunakan yaitu :

a.  Fungsi IF dan COUNTA

Cobalah membuat tabel berikut ini

Pada sel A2 ketik formula =IF(B2="";"";COUNTA($B$2:B2)) 

Copy formula tersebut untuk semua baris di bawahnya, dari A3 sampai dengan A11. Hasilnya adalah semua data yang terisi di kolom B akan diberi nomor secara berurutan .

 Penjelasan fungsi ini adalah jika sel B2 sama dengan kosong maka kosong, jika tidak maka menghitung jumlah sel terisi data dari range B2 sampai dengan B2. Karena range B2 pertama absolut ($B$2), maka jika dicopy ke bawah, rangenya akan berubah, dimana range awal tetap B2 dan range berikutnya mengikuti baris yang dicopy. Misalkan pada Baris 8, maka rangenya akan menjadi $B$2:B8.

Jadi fungsi COUNTA adalah menghitung jumlah sel yang terisi dalam suatu range.

b. Fungsi IF dan COUNT

Untuk tabel yang sama coba ganti formulanya dengan =IF(B2="";"";COUNT($A$1:A1)+1). Selanjutnya copy formula tersebut untuk semua baris nomor di bawahnya. Hasilnya akan sama.

Fungsi count digunakan untuk menghitung nilai dalam suatu range. Oleh karena itu penjelasan formula ini pada sel A2 adalah:

Jika sel B2 sama dengan kosong, maka sel A2 kosong, tetapi jika tidak maka menghitung jumlah angka range $A$1:A1 ditambah 1. Karena sel pertama absolut ($A$1), jika dicpy ke bawah range akan mengikuti. Misalkan copy sampai sel A10, maka formula fungsi  menjadi
=IF(B10="";"";COUNT($A$1:A9)+1)